วิธีสื่อสารในการประชุม (ภาษาไทย)

องค์ประกอบของการประชุม

1.ผู้เข้าประชุม เป็นได้ทั้งผู้ส่งสาร (แสดงความเห็น บอกข้อเท็จจริง) และผู้รับสาร (ฟังความคิดเห็น ฟังข้อเท็จจริง)

2.สาร = ความรู้ ข้อมูลต่างๆ ที่แสดงออกมาในที่ประชุม แบ่งได้เป็น
2.1สารของผู้เข้าประชุมเป็นส่วนบุคคล เช่น ข้อเสนอ คำถาม ข้อสนับสนุนของสมาชิกแต่ละคน
2.2สารของบรรดาผู้เข้าประชุมเป็นส่วนรวม คือ มติของที่ประชุม

3.สื่อ ที่ใช้ในการประชุม ขึ้นกับขนาดของการประชุม ถ้าประชุมขนาดใหญ่ อาจต้องใช้ ไมค์ projector เป็นต้น

4.ภาษา เป็นเครื่องมือที่สำคัญของการสื่อสาร ดังคำเปรียบ “ภาษาที่ใช้คือหัวใจของการสื่อสาร”




รูปแบบของการประชุม แบ่งได้เป็น

1.การประชุมเฉพาะกลุ่ม มีลักษณะดังนี้
•ผู้เข้าประชุมเป็นเฉพาะผู้เกี่ยวข้อง (เช่น กรรมการ) หรือ ผู้ที่ได้รับเชิญพิเศษ (เช่น วิทยากร)

2.การประชุมสาธารณะ
•ผู้เข้าประชุม เป็นใครก็ได้ (คนที่เกี่ยวข้อง หรือบุคคลภายนอก) แบ่งได้เป็น 1.ผู้อภิปราย กับ 2.ผู้ซักถาม
•คาบเวลาอภิปรายทั่วไป = เวลาที่เปิดโอกาสให้ถาม



การประชุมเฉพาะกลุ่ม ป็นการประชุมที่มีความหลากหลาย แบ่งประเภทได้

1.การประชุมตามปกติ กำหนดเวลาการประชุมไว้ล่วงหน้า เช่น การประชุมสัปดาห์ของคณะครู

2.การประชุมพิเศษ เป็นการประชุมเพื่อพิจาณาเรื่องเร่งด่วน นอกเหนือจากการประชุมปกติ

3.การประชุมลับ เปิดเผยได้บางเรื่อง(เมื่อถึงเวลา) เช่น มติ โดยประธานหรือผู้มีอำนาจเป็นผู้เปิดเผย

4.การประชุมสามัญ ประชุมตามเวลาที่กำหนดไว้ในข้อบังคับ เช่น ทุก 6 เดือน ทุก 1 ปี

5.การประชุมวิสามัญ ประธานเรียกประชุมเป็นกรณีพิเศษสำหรับเรื่องเร่งด่วน (ต้องดูเงื่อนไขด้วยว่า ต้องใช้กี่คน)



วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม สำหรับผู้เข้าประชุม มีหลักดังนี้

•ประชุมแบบเป็นกันเอง ใช้ภาษาง่ายๆ แต่ชัดเจน
•แสดงความเห็นควรขึ้นว่า “ผมขอแสดงความคิดเห็น ... ” ไม่ใช่พูดโพล่งออกไป
•ต้องการทราบเพิ่มเติม ให้บอกที่ประชุม เช่น “ผมยังไม่ทราบ... ถ้าคุณจะกรุณาสรุปย่อๆก็จะดี”
•ฟังผู้อื่นไม่ทัน ควรขอให้กล่าวทวน
•ใช้คำว่า “ขอ” เสมอๆ เพราะแสดงความสุภาพ


.